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吉利彩票平台成功实施重庆新生机电有限公司ERP项目

时间:2011-04-27 10:23来源:用友春蚕 作者:蚕蚕唐光裕 点击:

吉利彩票平台成功实施重庆新生机电有限公司ERP项目

 

实施顾问:唐光裕

 

 

 

          

 

1     项目概况及项目目标... 2

2     技术特点... 4

2.1         技术构架. 4

2.2         系统管理工具. 4

2.3         WEB应用. 4

2.4         企业应用集成EAI平台. 4

3     关键技术及解决方案... 5

3.1         用友U8ERP技术平台. 5

3.2         用友U8ERP组件技术. 5

3.3         新生机电关键业务解决方案. 6

4     项目开发及实施情况... 8

4.1         工作开展概况. 9

4.2         主要研究内容和达到的经济技术指标. 10

4.3         项目成功的原因. 11

4.4         验收组意见. 11

5     项目经济效益和社会效益分析... 11

5.1         项目的直接经济效益. 11

5.2         项目的间接经济效益. 12

5.3         项目的社会效益. 13

6     项目的效益亮点... 13

7     存在问题及今后工作打算... 14

 

1         项目概况及项目目标

   重庆新生机电有限责任公司(以下简称新生机电)前身为四川新生劳动工厂,始建于1954,是全国监狱系统监企分开的试点单位,隶属于重庆市监狱局。2004年度资产总额达到1.05亿元,实现销售收入1.4亿元.

新生机电除各个科室设置外,另有八个监狱大队,各个监狱大队又下辖数个分队,生产产品极其繁杂,涉及汽配产品,摩配产品,服装生产以及各式各样的外加工。随着近几年公司的快速发展,原有的管理模式很难再适应市场的不断变化,问题不断反映出来,制约了企业进一步的发展,在实施ERP之前,新生机电在经营管理中的问题主要体现在:

1.  核算方式原始落后,且核算方式、核算口径不一致

各个大队的业务数据和财务工作完全依靠手工来完成,缺乏及时性和准确性。此外各大

队之间独立核算,只是向上级单位递交报表,从而造成核算方式和口径缺乏统一标准。

2.  企业各职能部门之间信息不畅

新生机电是全国监狱系统监企业分开的试点单位,由于国有企业固有的条块分割,导致

各个大队、各职能部门之间信息交流速度迟缓,交流渠道方式原始,甚至缺乏有效的信息交流。

3.  在物料管理方面,没有统一的物料编码

在各个监狱大队以及各大队的计划、库房、财务各部门之间缺乏统一的物料编码,基础数据资料极其混乱。

4.  成本不能及时准确的进行核算

由于公司的产品品种多,成本核算的方式原始,且各个部门之间缺乏有效的沟通手段,

加上时间上的拖延,不能及时准确的计算各个产品的成本,成本控制的难度极大。

经过认真细致的现场调研与分析,用友的咨询实施顾问认为新生机电本次信息化的主要目标是:

1.  建立一套统一的物料编码体系,完善公司内部的基础数据资料

2.  销售、生产、库存、采购、财务各个环节紧密衔接,数据信息及时充分共享。

3.  准确及时的进行成本核算,建立一套比较完整的成本管理体系,真正实现成本计划、成本日常控制与管理、成本计算和成本分析。

4.  通过信息化推动业务流程、管理流程的精细化、规范化和制度化,确保各部门职责明确.

2         技术特点

2.1      技术构架

用友ERPU8的技术架构采用三层架构设计,可以提高效率与安全性、降低硬件投资成本。采用组件化开发,提高了代码的重用性。通过WEB应用的支持,实现了企业远程业务的管理。基于标准的XML数据交换格式,形成了U8开放的系统特征。提供了各种自定义的报表、打印模板、显示模板适应了使用者的需求习惯。提供了PDM接口支持了企业的数字化设计工作,条形码机接口支持了企业供应商及物品管理的快捷需求。另外,提供了多语言、多计量单位、多组织(库存、采购、销售、财务、行政)、信用机制、价格机制、安全库存等方便灵活的技术支持的应用设置,提高了企业客户的应用适应度。

2.2      系统管理工具

用友ERPU8的系统管理工具提供了安全备份计划、层级递进的权限管理机制、数据快照备份技术、升级工具、总账工具、远程配置工具,方便了企业数据的统一、安全、高效的历史数据保存。

2.3       WEB应用

WEB的应用支持采购、销售、库存、存货、财务、资金的远程应用,极大地提高了企业对于异地资源的利用效率。

2.4       企业应用集成EAI平台

用友ERPU8EAI平台具有信息总线功能,主要的功能是实现了用友ERPU8系统的对外标准接口,其它的软件系统可以和U8系统进行挂接,实现协调工作,数据共享,使软件的价值最大化。通过EAI可以实现U8模块之间的数据交互,第三方软件与U8系统各模块的交互,甚至于U8不同账套之间的数据交互及多套U8数据数据的交互。也就是说通过EAI使U8成为一个开放式的系统,数据完全可以是共享的,打破了信息孤岛的现象,使企业的其它软件系统可以和U8很好的协同工作。

EAIXML作为格式标准,采用SOAP协议实现Intertnet的传输。EAI是一个开发式的系统,支持多种开发接口,其它系统可以在EAI的基础上进行开发。EAI提供一个统一的标准接口,参数是定义好的标准xml格式,只要符合标准的格式,即可以很轻松的和EAI挂接。

3         关键技术及解决方案

3.1      用友U8ERP技术平台

用友U8管理软件基于Windows 2000/XP/2003操作系统、以SQL Server2000为数据库、以Visual Studio为前台开发工具。

Windows 2000提供了“用户——资源”管理的标准概念。用友U8管理软件各种级别的“帐套——年度”用户、子系统功能之间的严密的约束关系,即采用了这种概念。

Windows 2000下使用SQL Server 2000,固有的抢占式操作系统线程取代了象DAO这样的数据库引擎的仿真线程,使得系统的性能特别是数据库安全性有了大幅提高。

SQL ServerT-SQL是一种以事务机制为核心的SQL语言,可以保证不受客户端应用程序低效和Bug的影响。

SQL Server拥有良好的并发控制机制。它的数据块是行锁定,出现死锁的机率是极低的。即使发生死锁,它能根据解死锁算法自动解开,重新选择事务提交的机会。

SQL Server 对于象运行中掉电导致数据库损坏的意外情况,提供了通过LOG日志文件及CheckPoint机制进行备份(Backup)、恢复(Restore)的功能。在用友U8管理软件的数据库工具中提供了强大的数据库备份、恢复功能。

3.2      用友U8ERP组件技术

用友U8管理软件另一项关键技术是组件技术和分布式组件技术。依靠这一技术,设置并分布了公共部件(如公用控件)、基础信息(公共目录)设置和参照、应用服务等几类公用组件,多数在服务端起业务逻辑层作用,实现多层结构。

实现C/S概念,依靠WindowsDCOM机制。DCOM不是一种普通的网络协议。它是一种远程调用程序的机制,也是一组实现该机制的系统文件。

用友U8管理软件的系统管理程序UFAdmin.EXE是一个包含UFAdmin.UFTask对象的程序,客户登录程序UFLogin.EXE是一个包含UFLogin.Login对象的程序。前者一般做为服务端的管理程序,是要被远程调用的;而后者是客户端的登录环境,是向用友U8管理软件各个子系统提供系统服务的唯一接口,同时负责远程调用UFAdmin.EXE,利用它的UFTask对象进行系统管理。

UFAdmin.EXE被配置为单进程的DCOM应用程序,当多个客户端应用登录时,它仍是单一进程,但可由多线程和WinSock机制维护对多个客户应用的管理。这个程序相当于一个用友自己的事务管理服务器。

组件化技术带来的好处还不止于系统性能的提高,还可以增强系统开放性,以标准化接口支持第三方合作或二次开发,降低用户总体拥有成本(TCO)等。

3.3      新生机电关键业务解决方案

3.3.1    需求分析之一

管理现状及需求描述

二大队和八大队存在大量的外加工,有的属零星加工,一般不计算成本,只作收入,有的属大宗外加工,需计算成本

需求分析

对于大宗外加工,在领料时填制材料出库单,出库类别选择直接领料或共用领料,出库成本进入基本生产成本参与成本计算,产品完工时填制产成品入库单,销售实现时,在销售管理中开具销售发票,据以形成应收账款和结转销售成本。对于零星外加工,领料时直接作其它业务支出,销售实现时,在总账模块中根据销售发票直接作其它业务收入。

3.3.2    需求分析之二

管理现状及需求描述

对于半成品的成本计算,在各个大队独立核算时,有的大队对半成品只计算了材料成本,有的大队同时分摊了制造费用等。

需求分析

现在各个大队统一核算,半成品的核算方法也有必要进行统一,考虑到各个生产环节的单据传递不太健全,建议半成品只计算材料成本,且不通过成本管理模块进行,原材料下料时采用形态转换单,在加工过程中,只是是简单的工序转移时,采用调拨单的方式从一个工序库到另一个工序库,若有几个半成品形成一个新的半成品时,可采用组装单,制造费用等直接进入当期的该大队的产成品的成本。

3.3.3    需求分析之三

管理现状及需求描述

生产领料一般未严格按定额领料,部份车间在制品比较多,希望能对在制品的数量和金额进行有效管理,精确计算产品成本.

需求分析

部分车间由于未严格按照定额领料,在车间现场形成事实上的现场库,在短期内此现象根本无法得到改变,建议把此类车间的在产品成本视为仓库来进行管理,考虑到其没有严格根据领料单出库,此类仓库建议根据产成品入库数量和对应产品结构倒算材料出库.

3.3.4    需求分析之四

管理现状及需求描述

存在委托加工,希望能有效加强对实物的管理

需求分析

结合软件的具体情况和日常处理的简洁,建议只对委托加工的数量进行管理,其加工费不进入加工后的材料成本,直接进入制造费用,针对具体的加工厂家,设立相应的虚拟仓库,用调拨单来处理实物的出库和出库.

3.3.5    需求分析之五

管理现状及需求描述

在以前的账务处理中,对于货物入库,采购发票未开具的货物,其采购入库单并不传到财务部,财务亦不作相应处理,只是在年终时才办理暂估入库.

需求分析

供应商的货物送达并办理入库手续,但发票未开具,属货到单未到,即应为暂估入库,为了在财务账上真实的反应库房的真实库存及为了加强实物管理,在应用本软件后,建议对此类业务采用单到回冲的方式加以处理,当货物入库,办理入库手续,同时在本系统中填制采购入库单,并暂估单价,在财务上处理为:

:1211 原材料 100

     :213101应付账款 100

次月收到采购发票,作相应的采购结算,暂估成本处理,针对相应的红字回冲单生成如下红字凭证:

:1211 原材料 100

     :213101应付账款 100

针对兰字回冲单和采购发票,生成如下凭证:

:1211 原材料 100

   21710101进项税 17

     :213102应付账款 117

 

3.3.6    需求分析之六

管理现状及需求描述

由于以前各个大队分开核算,同一存货在采购入库,材料领用上存在计量单位不一致的情况

需求分析

经过调研,不同的计量单位是以前管理不统一造成的,没有使用多计量单位的必要,建议在整理期初存货档案及期初数据的时候,大家务必要统一整理所有存货的讲理单位,务必做到同一存货,在购进与领出时,在不同大队的仓库中时,所用的单位皆是一致的.

3.3.7    需求分析之七

管理现状及需求描述

五大队的暂估采购期初明细无法提供,只能从财务的角度提供一个总的暂估金额.

需求分析

经双方项目小组讨论一致,采用如下方法处理:由于暂时无法整理出期初采购入库单,在财务账上暂估入库金额正常反映.当整理出期初采购入库单时,在库存管理中用红字其它入库单退库,在财务上冲销其暂估入库,用当期的采购入库单重新暂估

 

3.3.8    需求分析之八

管理现状及需求描述

五车间等部分车间无法在生产领料时提供详细的主要材料的材料出库单用于出库及计算生产成本

需求分析

针对此类产品,建立详细的产品结构清单,根据产成品入库情况反算材料领料情况,其在产品成本视为零.对于制造费用的领料等按照正常手续办理及计算.

3.3.9    需求分析之九

……

 

 

4         项目开发及实施情况

新生机电用友ERP系统实施项目从200401月启动至今历时03个月,在新生机电与用友方双方领导的大力支持和关心下,用友方咨询实施顾问和新生项目组关键成员辛勤努力,先后完成了项目培训、业务调研、方案准备、方案测试、静态和动态数据准备、模拟运行、切换上线以及运行支持等阶段性项目任务,各阶段工作基本按计划完成。

目前新生机电各相关业务部门已开始全面应用用友ERP系统的成本管理、销售管理、采购管理、库存管理、存货核算、应收应付管理、总账、报表、固定资产等子系统来完成日常业务与管理工作。

4.1      工作开展概况

1、项目实施的组织结构

重庆新生机电有限公司ERP项目的项目组由用友方和客户方共同组成。用友方项目经理由唐光裕担任,客户方由公司副总李曼玲女士担任项目总监,戴小玲部长担任项目经理,项目组成员包括张波、张嵘。

2、项目实施的时间、范围

重庆新生机电有限公司ERP项目实施的时间为20041月至20044月。实施的范围包括,根据双方所签订的合同范围对U8ERP软件的销售管理、系统管理、库存管理、采购管理、存货核算、应收账款、应付账款、工资、固定资产、总账等模块进行实施。

本次实施范围不包含合同范围之外的相应服务,比如网络建设等。

3、项目实施的主要阶段

项目的实施经历了项目规划、业务分析、蓝图设计、切换准备、系统切换和持续支持等主要阶段。

在项目的规划阶段我们主要完成了项目实施小组的组建、制订项目主计划、召开项目启动会等工作。

在业务分析阶段我们主要完成了安装培训和测试环境、理念和产品分析、业务需求分析等工作。

在蓝图设计阶段我们主要完成了解决方案设计、静态数据准备、系统测试、解决方案确认、业务应用标准操作手册等工作。

在切换准备阶段我们主要完成了系统运行管理制度建设、建立内部支持体系、生产系统准备、业务权限规划和分配、最终用户培训等工作。

系统切换阶段我们主要完成了静态数据转换、动态数据转换、系统正式运行等工作。

支持运行阶段我们主要完成了上线运行支持的工作。

4、项目实施的重要任务和活动

回顾项目的整个实施过程,项目实施的重要任务包括:制订项目主计划、进行项目培训、进行业务需求调研和分析、制订解决方案、数据准备、系统切换。

在进行制订项目主计划这个项目任务的时候,用友项目经理、客户项目经理和总经理进行大量的沟通。利用了大约2周的时间,明确了项目的目标、可交付成果;并且根据项目目标和可交付成果确认了项目的几个主要阶段,并制订了相关的时间表。为项目的时间控制,奠定了良好的基础,为项目的进行提供了基本的行动指南。

4.2      主要研究内容和达到的经济技术指标

通过双方项目组三个月的共同努力,新生公司ERP系统于200404月开始正式上线。目前新生机电公司各相关业务部门已开始全面应用用友ERP系统的共用资料、物料清单、销售管理、采购管理、库存管理、应收、应付、总账、报表、工资、生产管理、成本管理等子系统来完成日常业务与管理工作。

达到的经济技术指标如下表所示:

经济技术指标

目标统计值

资金周转率提高

12%以上

在制品减少资金占用

下降14

财务收帐付帐准确率提高

48%

可比采购成本降低率

5%

库存资金下降

18%

产品物料成本降低率

35%

物料损耗降低率

5%

物流管理费用降低

15

4.3        项目成功的原因

实施项目的成功得益于以下几个方面:

1)        用友ERP系统的成熟性与适用性;

2)        双方领导对项目的重视及对项目组工作的大力支持;

3)        新生机电各大队、各业务部门对项目组工作的积极配合;

4 用友软件具有专业水准的顾问队伍。

4.4      验收组意见

综合以上各方面因素,项目验收小组认为新生机电用友ERP系统实施达到了预期效果,符合新生公司提出的管理业务信息化、集成化的基本需求,同意接受该软件系统投入正常运行,至此该项目的实施工作基本结束,同意对该项目验收。

此次在新生机电公司进行的用友ERP系统的实施是成功的,在实施项目即将结束之时,对实施项目进行验收是对双方实施项目组工作成果的肯定。项目验收并不表示双方合作的结束,而是标志着双方合作新阶段的开始。实施项目验收后,用友软件将一如既往地为新生机电公司提供技术支持服务。按照合同规定,系统启用后进入运行维护阶段,用友软件的实施人员和技术人员继续根据合同规定负责以后的支持、维护工作。

 

5          项目经济效益和社会效益分析

5.1      项目的直接经济效益

具体指标

实施用友ERP后的变化幅度

原因

应收帐款周转率

增加6.18

1.       财务系统的运行加快了数据的传送速度,提高了数据的准确性和管理工作的效率.

2.       利用应收系统可以随时查询每个客户的欠款,及时催款,加快资金回笼速度.

财务工作效率

提高27%

1.凭证、报表自动生成,凭证自动结转等

库存资金占用率

减少14%

1.       库存管理透明化,避免盲目采购和积压

2.       信息流和物流的集成

库存数据准确率

95%

1.       物料的统一编码

2.       快速的数据传递和实时更新

3.       基础数据管理制度的建立和规范

成本计算周期

0.5个工作日

1.通过成本管理系统自动把材料费用和其它费用归集到相关产品上

物料损耗降低率

5%

1.       对车间在制品的管理加强

2.       对在制品领用的限额领料控制

采购成本降低率

4.2%

1.       供应商比价

2.       最高进价控制

客户、供应商管理效率提高

40%

1.       客户、供应商资料统一管理,各部门共享

2.实时更新

企业决策速度

3-5日减少为四小时以内

1.  财务系统的运行加快了账务、报表的传送速度和准确性

2.  企业的管理系统以财务系统为核心,各系统相互链接信息共享,更有效的加速企业决策速度

 

5.2      项目的间接经济效益

用友ERP系统在新生机电的应用为企业建立了一套行之有效的管理流程,为各个业务环节制定标准化打下了良好的基础,使管理的事前预测、事中控制和事后分析成为可能。打通了企业内部供应链,使物流、信息流、资金流在企业内部顺畅有序流动,各项业务做到有根有据,避免盲目决策。

1)实现了财务、销售、生产、采购及仓库业务管理的信息化和集成化,规范、优化了业务流程和岗位职能。

2)实现业务凭证的自动生成,提高了财务核算质量,加强了财务管理,为企业决策提供及时、准确的数据分析。

3)应收应付管理及时准确,应用客户信用的管理以及帐龄分析减少呆账坏帐损失,保证财务资金的充分利用。

4)采用暂估入库核算方式,保证账、实物一致,准确的为采购和生产提供库存信息。

5)解决了新生机电最头疼的成本核算问题,大大减少了月末工作量。由于新生机电的产品品种繁多,在手工方式下核算成本很难。实施ERP后,每笔材料的领用、每笔费用的发生都可以归集到每个产品上,随时都可以查看每个产品的成本情况。

6)成本控制大为改观。在生产中通过对领料的控制避免浪费现象的发生,成本核算快速准确及时

7)规范了新生机电的基础管理工作。以前新生机电的物料管理非常混乱,由于各大队是独立核算,时常出现数据统计不一致的情况。实施ERP后,各大队、各部门都采用了统一的物料编码,共享统一的基础数据资料,实现了各部门之间的信息共享。

8)强了部门间的协同。ERP系统强调的是整体协作,每个部门都紧密相连的链条上的一

环,只要一个环节出现问题,整体都会受到影响。通过ERP系统的实施和运行,各个部门之间的有效沟通明显增强,各个部门都会及时主动的将相关信息反馈给其它部门。

9)提高了员工的整体素质,削弱了人为因素的影响,提高了管理的可控度。

 

5.3      项目的社会效益

新生机电作为一个具有五十多年历史的老企业,基础管理薄弱,用友的顾问和客户的项目组成员在实施ERP的过程中遇到了相当的困难。如何提高员工对ERP的认识及工作积极性也是项目成功的关键。令人欣悦的是新生机电的领导层深刻的意识到信息化对于企业的重要性,在企业领导的大力支持下,通过用友顾问细致的培训以及借鉴用友实施方法论的成功经验,在双方项目组成员的共同努力下本次ERP项目最终取得了成功。

重庆作为中国的老工业基地,新生机电ERP项目的成功增强了众多尚未进行ERP实施的老国有企业的信心和决心,并起到了良好的示范和促进作用,同时也为他们在ERP道路上的顺利前行提供了很多有价值的借鉴。

6          项目的效益亮点

1.  使整个公司的财务业务形成了一个有机的整体,即财务业务一体化.

2.  通过成本管理系统不但可以准确及时的进行成本核算,还可以进行成本的控制与分析,从而使企业能够不断的挖掘降低成本的潜力,提升企业的经济效益。

3.  对在制品的有效管理不断降低了在制品的损耗和积压,有效的提升了企业流动资金的周转速度,提高了企业对资金的利用效率。

7          存在问题及今后工作打算

该项目的实施,在总体上是成功的,但一个企业的管理,从以前的纯手工模式跃迁到ERP信息系统,其各种业务流程,在短短的三个月时间里,不可能面面具到,有可能有的业务流程仍未涉及到,随着企业管理需求的变化,企业新的业务需求亦可能随时出现。在今年的日常应用中,如存在以上类似的应用需求,用友实施部门将一如继往的和贵公司进行真诚专业的合作;如在今后的使用中出现技术问题,用友软件将在第一时间派技术员上门服务。另外,在企业成功成功应用用友财务业务一体化和成本管理的基础上,可以在适当的时候,进一步推进人力资源管理的信息化和办公自动化管理等系统的建设。

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